Самый простой способ получения трудовой книжки - оформление этого документа у работодателя. Большинство крупных организаций заводят ее для сотрудника, который трудоустраивается впервые. Организация сама закупает бланки трудовых книжек, работник отдела кадров заносит в них фамилии, имена и отчества новых сотрудников, их уровень образования и профессию. Владелец книжки подтверждает эту информацию своей личной подписью. После этого книжка хранится на предприятии до тех пор, пока работник не будет уволен или не уйдет .В некоторых случаях с сотрудника взимается за бланк книжки. Это , но необходимо, чтобы передача денег была оформлена документально, в виде записи в специальной регистрационной книге. Стоимость бланка обычно невелика, так как организации имеют возможность закупать их оптом.Если компания трудовые книжки, приобретите бланк сами. Они в канцелярских магазинах и даже в уличных газетных киосках. Обратите внимание на то, чтобы бланк трудовой книжки был верным. На первой странице должны размещаться сведения о работнике, далее - информация о месте работы, затем - о награждениях.С купленным бланком трудовой книжки придите в отдел кадров вашей организации. Специалист заполнит книжку, занесет в нее запись о вашем трудоустройстве, и вы будете считаться официально работающим человеком.Можно также отметить, что трудовую книжку вы можете оформить не только при трудоустройстве, но и во время работы, если это не было сделано раньше. Например, если вы начали работать по трудовому договору, работодатель может впоследствии согласиться сделать запись в трудовой книжке. В этом случае оформление документа происходит по схеме, описанной выше. Единственное отличие может состоять в указании даты приема на работу. Она может совпадать с фактическим трудоустройством или с моментом оформления книжки.
Трудовая книжка в России - основной документ каждого официально работающего человека. И хотя, по заявлению президента РФ Дмитрия Медведева и представителей Минздравсоцразвития, трудовые книжки могут быть отменены с 2012 года, пока при устройстве на работу отдел кадров или бухгалтерия обязаны открыть для нового сотрудника трудовую.
Инструкция
Выдайте новому сотруднику необходимых документов для открытия трудовой . Это паспорт (либо документ, его заменяющий), военный билет (если имеется), аттестат о высшем, среднеспециальном или среднем образовании. Если человек имеет незаконченное высшее , или находится в процессе учебы, он должен предоставить студенческий билет либо справку из деканата о своем учебном статусе.
Впишите на титульный лист трудовой книжки все основные сведения о сотруднике. Обязательно списывайте паспортные данные с документа, чтобы не ошибиться в правильном написании фамилии-имени-отчества или даты рождения. Не делайте никаких сокращений, типа "Андрей Александр. Иванов" или "6 сент. 1977 г.) Дата рождения только арабскими цифрами в формате 06 09 1977, как и дата заполнения трудовой книжки.
Заполните графу "Образование", даже если у на руках только школьный аттестат или студенческий билет. В том случае, если документально подтвержденной профессии у нового работника еще нет, пишите в соответствующей графе ту специальность, по которой работник принимается в вашу организацию. Если же у человека есть свидетельство о прохождении каких-либо курсов повышения квалификации, переобучения и так далее, следует указать специальность, которая указана в документе об окончании курсов.
Дайте сотруднику заполненную трудовую книжку для того, чтобы он проверил правильность всех данных на титульном листе. Если он найдет ошибку, исправлять ее в этой трудовой книжке нельзя: документ следует аннулировать и завести новый. Если же все данные верны, сотрудник должен поставить свою официальную подпись (такую же, как в паспорте) внизу титульного листа. Если подпись неразборчива, можно рядом в скобках написать расшифровку (фамилию).
Подпишите титульный лист трудовой книжки, если вы в организации ответственное лицо, либо дайте книжку на подпись такому лицу. Затем поставьте внизу титульного листа рядом с подписью печать предприятия. На первом листе после титульного сделайте запись о том, что согласно приказу от такого-то числа, работник принят на такую-то должность в такой-то организации. Рядом с этой записью должен расписаться сотрудник и руководитель предприятия. С этого момента трудовая считается открытой.
Источники:
- "Трудовая книжка"
Предприятия, организации, а также индивидуальные предприниматели обязаны оформлять работникам трудовые книжки по трудовому законодательству. В соответствии с правилами ведения трудовых книжек работодатель вписывает в нее сведения о работе сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней.
Вам понадобится
- документы работника, чистый бланк трудовой книжки, ручка, документы о приеме/увольнении с должности, трудовой кодекс, печать организации, документы предприятия.
Инструкция
Убедитесь, что у работника еще не заводилась трудовая книжка. Если же сотрудник не представил вам ее, а вы желали ее оформить по всем правилам, составьте акт о том, что он отказался ее предъявить. Данный документ подписывают свидетели с расшифровкой и указанием занимаемых должностей.
Возьмите чистый бланк трудовой книжки и на титульном листе впишите полностью фамилию, имя, отчество работника, дату (число, месяц, год) и место рождения (область, город). В соответствии с документом об образовании напишите его статус (высшее, среднее, среднее профессиональное, среднее специальное), а также специальность, профессию, полученную сотрудником за время обучения в институте, и т.д. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, пишет название занимаемой должности, фамилию, инициалы, ставит подпись и реальную дату заполнения бланка. Ознакомьте сотрудника под роспись с заполненным титульным листом его трудовой книжки.
В первой графе поставьте порядковый номер записи арабскими цифрами. В данном случае он соответствует цифре один. Во второй – укажите дату приема на работу специалиста (число, месяц, год).
В сведениях о работе впишите название должности, структурного подразделения, куда вы приняли работника. Укажите наименование вашего предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если вы индивидуальный предприниматель.
В основаниях внесения записи напишите номер и дату издания распорядительного документа, подписанного руководителем организации и заверенного печатью компании.
При увольнении работника с должности укажите дату увольнения, соответствующую дате издания приказа об увольнении, в сведениях о работе впишите ссылку на статью трудового кодекса, в основаниях – дату и номер приказа об увольнении сотрудника.
Запись об увольнении заверяется печатью предприятия, подписью ответственного лица с указанием его должности, фамилии и инициалов. Ознакомьте с ней работника под роспись.
Видео по теме
Источники:
- Как правильно заполнять трудовую книжку
Для вновь поступивших на работу сотрудников работодатели, в том числе и индивидуальные предприниматели, обязаны оформлять трудовые книжки в соответствии с правилами ведения трудовых книжек. Если же у работника ранее заводилась трудовая книжка, но по каким-то причинам он ее не представил, то по желанию специалиста разрешается оформлять новую трудовую, но вносить записи о предыдущих местах работы вносить в нее не нужно.
Вам понадобится
- - чистый бланк трудовой книжки;
- - документ, удостоверяющий личность;
- - документ об образовании;
- - ручка;
- - документы предприятия;
- - печать;
- - приказ о приеме/увольнении;
- - книга учета трудовых книжек.
Инструкция
Возьмите чистый бланк трудовой книжки. На ее титульном листе впишите фамилию, имя, отчество работника в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Укажите дату и место его рождения. Напишите статус образования (высшее, среднее, среднее профессиональное, среднее специальное, высшее профессиональное) данного сотрудника в соответствии с документом об образовании (дипломом, аттестатом). Укажите название профессии, специальности, полученной за время обучения в образовательном учреждении. Впишите реальную дату заполнения трудовой книжки. Поставьте подпись лица, ответственного за учет и ведение трудовых книжек. Попросите сотрудника расписаться в соответствующем поле.
Поставьте порядковый номер записи. В данном случае он соответствует единице. Укажите дату приема на работу данного сотрудника. В сведениях о работе впишите полное и сокращенное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если организационно-правовая форма организации – индивидуальный предприниматель. Укажите факт приема на работу. Впишите название должности, на которую принят специалист, в соответствии со штатным расписанием, название структурного подразделения. Основанием записи о приеме на работу служит приказ. Впишите его номер и дату издания.
В случае увольнения сотрудника с данной организации в сведениях о работе впишите факт увольнения, ссылаясь на Трудовой Кодекс РФ (зависит от условий увольнения: собственное желание, соглашение сторон и так далее). В основаниях укажите номер и дату издания приказа об увольнении. При увольнении запись необходимо заверять печатью предприятия и подписью лица, ответственного за ведение и учет трудовых книжек. Ознакомить с записью работника следует под роспись.
Зарегистрируйте новую трудовую книжку в книге учета трудовых книжек. Впишите ее серию, номер, дату оформления и дату выдачи. Укажите фамилию сотрудника и выдайте ему трудовую книжку при увольнении под роспись.
Источники:
- Как правильно заполнить трудовую книжку
Трудовая книжка – официальный документ, в который заносятся все факты о трудовой деятельности работника: прием на работу, увольнение, переводы, периоды статуса «безработный» и т. д.
Вам понадобится
- - Трудовой кодекс РФ;
- - Постановление Правительства РФ о трудовых книжках;
- - Инструкция по заполнению трудовых книжек;
- - Справочник кадровика.
Инструкция
Трудовая книжка нужна, в первую очередь, для подтверждения и подсчета общего трудового стажа у всех работодателей, у которых работал сотрудник, а также непрерывного у одного конкретного работодателя. В свою очередь определение трудового стажа необходимо для начисления и выплат различных пособий, компенсаций и предоставления различных гарантий.
Ознакомьтесь с основными нормативными документами, регулирующими порядок ведения и хранения трудовых книжек: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 и Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
При правильно организованной работе по учету, трудовая книжка – это основной документ, которым можно подтвердить факт существования трудовых отношений. Если вы – работодатель, обязательно ведите учет трудовых книжек. Поручите бухгалтеру ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указание серии и номера, а кадровику - книгу учета движения трудовых книжек (прием, увольнение, выдача дубликатов, переводы и т.д.).
Заполняйте трудовую книжку по Инструкции Минтруда РФ, не допускайте сокращений и исправлений. Нумерацию ведите сквозную в каждом из разделов трудовой книжки.
Трудовая книжка представляет собой документ, который подтверждает трудовую деятельность гражданина РФ. Оформление трудовой книжки, а также ее ведение и хранение – прямая обязанность отдела кадров предприятий (организаций, фирм, компаний). На сегодняшний день вопросы о правильном оформлении трудовых книжек актуальны, как и прежде, ведь от этого зависит будущая пенсия работника.
Оформление первой трудовой книжки
Если вы принимаете на работу молодого специалиста, который трудоустраивается первый раз, то наверняка у вас возникнет вопрос, как правильно оформить трудовую книжку впервые.
Оформление начинать нужно с титульного листа. На нем указывают:
- в соответствии с паспортными данными, фамилию, имя, отчество и дату рождения будущего сотрудника}
- специальность и образование (на основании предоставленного документа об образовании)}
- дату заполнения книжки}
- подписи и расшифровки к ним работника отдела кадров и будущего сотрудника.
Завершающим этапом оформления титульного листа является заверение книжки печатью предприятия. После всех вышеуказанных действий переходят к оформлению сведений о приеме на работу.
Все записи делаются одним цветом (черным, синим или фиолетовым), а также одним типом пера (шариковым либо гелевым). Даты пишутся арабскими цифрами, а все записи делаются разборчивым почерком и полностью (без сокращений).
Как оформляется трудовая книжка
Чтобы оформление по трудовой книжке было правильным, нужно внимательно и аккуратно заполнить каждую графу. Первым делом на странице сведений о работе ставится штамп предприятия с полным наименованием и адресом. Если такой штамп отсутствует, то всю информацию об организации записывают вручную.
- указать номер записи по порядку}
- проставить дату записи}
- сделать запись о приме на работу (в дальнейшем о переводе, увольнении и т.п.) в полной формулировке}
- после этой записи ставится подпись работника, означающая ознакомление с произведенной записью}
- указать номер, дату и наименование документа, который послужил основанием для записи.
Следующим этапом оформления трудовой книжки станет внесение сведений о наградах и званиях, которые должны быть подтверждены приказом, дипломом или иным документом. Кроме этого, необходимо отметить, за что и кем награждался сотрудник. Денежные премии в трудовую книжку не вписываются.
Если в этом разделе нет места для новых записей, то необходимо вклеить вкладыш. Ни в коем случае нельзя продолжать раздел на других листах, предназначенных под занесение других сведений.
Исправления и изменения в трудовой книжке
При внесении изменений или исправлений не допускается закрашиваний и стираний неправильных записей. Не допускается также надпись «Исправленному верить». Любое изменение записей делается на последнем месте работы.
Если изменение делается на титульном листе, то прежняя фамилия зачеркивается одной чертой. Сверху записываются новые данные. Записи о документах, послуживших основанием для исправления, делаются с внутренней стороны обложки книжки и заверяются подписью работодателя и печатью предприятия. Последующие изменения или дополнения будут производиться ниже этой записи без зачеркивания предыдущей.
Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то исправление осуществляется после получения официального документа от бывшего работодателя. Необходимо помнить о том, что запись верных данных можно производить только после признания предыдущих записей недействительными.
Подшивка вкладыша
Если при заполнении трудовой книжки у вас закончилось место в одном из разделов, то вам предстоит вшить вкладыш. Когда производится оформление трудовых книжек со вкладышем, он вклеивается непосредственно в тот раздел, в котором нужно сделать запись, или в самом конце книжки. После оформления вкладыша на трудовой книжке делается отметка, информирующая о его выдаче, а также проставляется номер и серия вкладыша. Необходимо учесть и тот факт, что сам вкладыш без книжки считается недействительным.
Оформление дубликата
Если сотрудник сообщает о потере книжки, то вам нужно не просто оформить трудовую книжку заново, а выдать ее дубликат. После подачи заявления отдел кадров должен предоставить дубликат не позднее 15 рабочих дней.
В дубликате указываются:
- сведения о суммарном стаже сотрудника до приема к нынешнему работодателю}
- сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку.
Дубликат может быть выдан и при наличии записи об увольнении сотрудника или его переводе на другое место работы, которая признана в дальнейшем недействительной. В подобном случае в новую книжку нужно перенести все ранее сделанные записи, кроме строки, которая признана недействительной.
На титульном листе книжки ставиться штамп «Дубликат» или делается аналогичная запись вручную.
Оформление сведений о работе по совместительству
Запись о расторжении трудового договора по совместительству делает работодатель с основного места работы. Другие записи, которые касаются работы по совместительству, он производить не имеет права. Однако записи о временных работах редко в трудовой книжке делаются редко. Такие работы обычно оформляются договором.
Оформление перевода на другое постоянное место работы
Во время увольнения сотрудника в связи с переводом на другое постоянное место работы на другое предприятие, в книжке делается запись в третьей графе раздела сведений о работе. В ней нужно указать порядок осуществления перевода: с согласия работника или по его личной просьбе.
На новом месте работы в этом же разделе делается запись о том, что сотрудник принят переводом.
Если сотрудник увольняется в связи с переходом на выборную должность на другое предприятие, то в трудовой книжке необходимо указать причину увольнения (перевода), наименование предприятия, а также ссылку на пункт Трудового кодекса РФ.
Выдача трудовых книжек
Трудовая книжка отдается на руки сотруднику в день увольнения. Если работник по каким-либо причинам не смог забрать трудовую книжку или отказался ее забирать, то ему направляется уведомление о том, что сотрудник должен явиться за книжкой или дать согласие на пересылку ее почтой.
С момента отправления уведомления с предприятия снимается ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При следующем обращении сотрудника книжка ему выдается в течение 3 дней.
Если выдача трудовой книжки задерживается по вине работодателя, он обязан возместить работнику не полученные за время задержки денежные средства. В подобном случае день выдачи книжки считается днем прекращения трудовой деятельности. Новый день увольнения оформляется приказом и соответствующей записью в трудовой книжке. Недействительной считается ранее произведенная запись об увольнении.
Если сотрудник скончался, то трудовая книжка отдается родственникам под расписку, либо высылается почтой после предоставления ими заявления.
Правильное применение печатей
Как оформить трудовую книжку без использования печатей? Конечно же, никак. Иногда работодатели ставят слишком много оттисков печати, либо напрочь забывают о них. Каждая запись в трудовой книжке удостоверяются печатью предприятия.
Ранее на трудовые книжки ставилась печать отдела кадров. По новым Правилам применение такой печати является не действительным.
Особенности оформления трудовых книжек у ИП
В отличие от предприятий, индивидуальные предприниматели вносят данные обо всех изменениях, связанных с деятельностью сотрудника в момент их совершения. То есть, если на предприятии в трудовую книжку запись о приме на работу делается через пять дней, то ИП делает эту запись в первый день работы нового сотрудника.
При заполнении раздела сведений о награждениях в начале указывается полное название ИП в виде заголовка. Затем проставляется порядковый номер записи и уже потом вносятся данные о награждениях и о подтверждающих их документах.
При увольнении сотрудника в трудовой книжке делается соответствующая запись, основанием которой служит приказ. Дата записи и сама запись должны быть идентичны тексту приказа.
Для правильного оформления трудовой книжки нужно не только верно указать причину увольнения, но и статью Трудового кодекса РФ, предусматривающую подобную запись.
Если ИП принимает на работу молодого специалиста, не имеющего трудовую книжку, то ему нужно завести на такого сотрудника книжку самостоятельно. Сотрудник же обязан возместить стоимость книжки внесением денежных средств в кассу или эта сумма будет удержана из его заработной платы (с письменного разрешения).
Необходимо отметить, что в трудовой книжке наименование индивидуального предпринимателя записывается полностью. Например: «Индивидуальный предприниматель Захаров Семен Петрович».
Все чаще наблюдаются случаи, когда соискатели предпочитают обходиться без документа, в который будут занесены все сведения о профессиональной деятельности. То есть оформляться на работу «неофициально». И напрасно. Данный документ является гарантией вашей будущей пенсии. Посему следует заранее побеспокоиться об этом. К тому же о том, как завести трудовую книжку, должен заботиться не работник, а работодатель.
Правила оформления этого документа описаны в инструкции Министерства труда России. Поэтому как работнику, так и работодателю придется потратить часть свободного времени на ее изучение. Так вы только выиграете, будучи уже подкованным в этом деле. Оформление документа выполняется только для работников организации, которые осуществляют трудовую деятельность более одной рабочей недели
Многие рабочие очень часто задаются вопросом относительно того, как правильнее поступить: завести трудовую книжку в новом варианте либо оставить старую? Ответ в этом случае следующий: необходимости в смене старого документа нет.
Если сотрудник первый раз имеет опыт трудоустройства, тогда трудовая книжка оформляется строго при нем. За нее придется заплатить сумму, равную цене бланка документа. Оплата либо вносится в кассу предприятия, либо удерживается из будущей зарплаты.
Порядок оформления трудовой книжки
- титульного листа}
- сведений о работе}
- сведений о награждениях.
Титульный лист
Содержит в себе такую информацию о сотруднике, как:
- дата рождения}
- наличие образования, профессии, специальности.
Все перечисленные сведения заносятся в соответствии с записями, имеющимися в паспорте работника либо ином документе, подтверждающем его личность. Чаще всего это военный билет гражданина либо документы, к примеру, аттестат, содержащие достоверную информацию об образовании. В самом низу того же титульного листа обязательно необходимо поставить дату внесения всех записей.
Все эти правила четко прописаны в инструкции Министерства труда России. Вы сможете найти в ней ответы на все возникающие вопросы о том, как впервые завести трудовую книжку.
После того, как все сведения занесены, следует все тщательно просмотреть и проверить на предмет ошибок и недочетов, только тогда расписываться и ставить печати.
Сведения о работе
Этот довольно большой раздел состоит уже из четырех пунктов, или граф:
- графа, носящая название «номер записи»}
- дата}
- графа, в которую вносятся сведения, связанные с приемом, переводом и прочими перемещениями}
- графа, содержащая в себе информацию о документах, послуживших основанием для внесения записи.
Что касается первой графы, то в ней отмечается номер внесенной по порядку записи, во второй – та дата, когда соискателя взяли на работу.
При приеме сотрудника на работу руководитель должен в третью графу вписать полное название организации и, если имеется, сокращенное. Здесь же следует отметить и то, на какую должность принят работник, по какой специальности, профессии и обязательно с учетом квалификации. Все соответствующие документы работник перед тем, как завести новую трудовую книжку, обязан предоставить в оригиналах.
В случае перевода или увольнения запись вносится в третью графу исключительно на основании изданного работодателем приказа или распоряжения. Дату и номер соответствующего документа необходимо отмечать в четвертой графе.
Все записи следует вносить только в полной форме, без каких-либо сокращений.
На тот случай, если сотрудник увольняется по собственному желанию или в связи с сокращением, соответствующую запись необходимо вносить в тот же день, но не позже. В иных ситуациях информация в трудовой книжке отмечается после издания работодателем приказа и на протяжении всей первой рабочей недели.
К сожалению, бывает и такое, когда работник уходит из жизни. Тогда руководитель должен внести в документ о профессиональной деятельности все сведения о расторжении трудового договора с бывшим сотрудником. А все документы, в том числе и трудовую книжку, следует передать родственникам либо по их желанию отправить почтой, но исключительно под расписку.
Награды и отличия
Последним пунктом являются правила внесения сведений о возможных награждениях сотрудника. В этом разделе руководитель либо иное лицо, которое является доверенным, к примеру, кадровик, должны отмечать все виды наград. К ним относятся и государственные. Сюда же относятся и почетные грамоты, и особенные премии, поощрения, но только если таковые предусмотрены.
Запомните, что при постоянных выплатах премии, которые положены согласно условиям трудового договора, нет необходимости каждый раз отмечать это в документе. Также не отражается информация, связанная и с разного рода взысканиями. Исключением является лишь сокращение работника.
Как не допустить ошибок
Главное, что следует понять и запомнить работнику и работодателю в равной степени: трудовая книжка является своего рода зеркалом всего профессионально наработанного стажа, и подсчет его осуществляется на основании указанных дат.
Иногда работодатели сталкиваются с тем, что соискатель не может предоставить трудовую. Руководитель в этом случае не знает, что ему делать дальше. На вопрос: заводим ли новую трудовую книжку на нового сотрудника, можно ответить двояко:
- Если у соискателя трудовая утеряна, а справок с предыдущих мест работы он предоставить не может, то заводят новую трудовую, как будто он устраивается в первый раз.
- Если соискатель может предоставить документы о предыдущих местах работы, то дубликат утерянной трудовой ему должны выдать на самом последнем месте, и ваша организация не имеет к этому отношения.
Если сотрудник впервые принят на работу, оформление трудовой книжки также необходимо. К тому же если прием был осуществлен на основании совместительства, руководитель имеет право внести соответствующую информацию, но только при наличии справки из основного места работы.
Работодатель должен помнить о том, что любые нарушения трудового законодательства чреваты наложением административного штрафа. Не стоит недооценивать работу подобных органов. Размер штрафа может быть разным, все зависит от степени и вида нарушения. Вот примеры:
- наложение штрафа на лица, занимающие определенную должность, которые ранее были подвержены наказанию за подобные действия, противоречащие закону}
- помимо штрафа, инспектор имеет право запретить осуществление любой трудовой деятельности на срок до 90 дней}
- наложение штрафа, но уже не на отдельного сотрудника, а на всю фирму, – размер такого штрафа колеблется от трех сотен до пяти сотен минимальной суммы заработной платы.
Заполнение трудовой книжки осуществляется исключительно на русском языке, если трудоустройство происходит в России. Если же прием сотрудника совершается на территории той республики, которая входит в состав Российской Федерации, то происходит оформление на русском и языке данной автономной республики.
Каждый раз, когда руководитель или уполномоченное лицо вносят сведения в документ о приеме на работу, увольнении или переводе, обязательно об этом следует известить работника под подпись, и только после этого отметить все в личной карте.
Работодателю необходимо знать, в каком случае нужно завести новую трудовую книжку для нового сотрудника. Требовать от работника, который впервые устраивается на работу, бланк документа о профессиональной деятельности категорически запрещено. Ведь эти бланки подлежат строгой отчетности.
После надлежащего оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан изучить и проверить все записи, и только после этого подписывать документы. В заключение необходимо осуществить регистрацию трудовой книжки в специальной книге по учету движения трудовых книжек.
Трудовая книжка - документ учета рабочего стажа гражданина РФ. Ее оформление, последующее заполнение и сохранение происходит в кадровом отделе организации, при отсутствии такового обязанность возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо. Вопрос оформления важен, так как это влияет на получение пенсии сотрудником при достижении определенного возраста.
При найме нового работника на вакантную должность в организации может возникнуть вопрос, как оформить трудовую впервые.
Запись в трудовой книжке о приеме на работу и перевод на другую должность
Этот документ содержит в себе три параграфа. Первоначально заполняют титульный лист на основании предоставленного паспорта сотрудником:
- полная дата рождения;
- специализация;
- образование;
- дата оформления книги;
- сопутствующие подписи и пояснения;
- заверение печатью компании.
Далее впервые заполняется параграф, который содержит данные о трудоустройстве. Все записи делают одним типом чернил одного цвета. Для указания дат используют арабские цифры. Исключены сокращения, данные фиксируют в полном объеме и разборчивым почерком.
Правила оформления трудовых книжек
Как правильно оформить трудовую, должен знать каждый ответственный сотрудник кадрового отдела. Графы заполняются с предельной внимательностью и аккуратностью.
Обязательно отметить страницу данных о работе штампом, содержащим полное название и адрес предприятия. Если штампа нет, необходимая информация вносится вручную.
Обозначается дата и порядковый номер записи о трудоустройстве. Сама отметка содержит полную формулировку. Правомерность сведений подтверждает подпись сотрудника и уполномоченного лица.
В книжку также вносят отметки о наградах и регалиях, которые подтверждены соответствующими документами и свидетельствами. Отмечают, кем было произведено награждение. Денежные премиальные выплаты не указываются.
Оформление трудовой книжки образец
При полном заполнении сведений о трудоустройстве вклеивают специальный вкладыш. Запрещено делать записи о работе на других листах.
Как вносятся изменения в трудовую книжку
Ошибочно внесенные данные нельзя закрашивать или стирать. Пометка «исправленному верить» также исключена. Возможна , которая производится на последнем месте работы.
Оформление титульного листа - очень важный момент. Если он подлежит корректировке, неактуальную информацию аккуратно зачеркивают одной чертой, например, фамилию. Новые данные вносят сверху. На обратной стороне обложки указывают документацию, послужившую основанием для изменений. Сноски заверяются печатью организации и подписью руководителя. Дальнейшие корректировки производят с указанием правильной отметки ниже, не зачеркивая предыдущую запись.
Правильное оформление трудовой книжки напрямую связано с начислением в дальнейшем пенсии гражданам.
Если на предыдущем месте работы при внесении информации в трудовую была сделана ошибка, то для исправления потребуется письменное подтверждение прежнего нанимателя. Любую корректировку данных производят только после того, как предыдущая запись признана недействительной.
Правила оформления вкладышей
Иногда возникает вопрос, что делать, если один из параграфов полностью заполнен. В этом случае берут и вклеивают в определенный раздел или в конец. После подобных манипуляций в книжке делается отметка, которая информирует о добавлении вкладыша, указывают его серийный номер. Пример оформления показывает, что вкладыш, предъявленный отдельно, недействителен.
Если произошла утеря трудовой, недостаточно просто выдать новую. Необходимо оформить дубликат, о чем сотрудник должен подать заявление. Отдел кадров подготавливает документ в течение 15 дней. В дубликате указывают суммарный стаж работника, до текущего момента трудоустройства. Переносят особые отметки, например, о награждении.
Как оформляется совместительство и увольнение в трудовой книжке
Где оформить трудовую книжку, работая в двух местах? Запись, указывающую на занятость по совместительству, делают на основном месте трудоустройства. Часто подработка оформляется в виде соглашения.
Данные, информирующие о переводе сотрудника, увольнении, совместительстве и прочих изменениях, вносят в третью графу параграфа сведений о работе. Также указывают нюансы, связанные с изменением трудовых отношений.
В день увольнения работнику выдают его трудовую книжку. Если сотрудник не забрал ее, отправляют уведомление о том, что нужно получить документы или дать согласие на их почтовую пересылку.
Невостребованные книги учета трудового стажа хранятся в кадровом отделе 2 года, после чего передаются в архив компании.
Во избежание недоразумений следует очень внимательно относиться к манипуляциям с трудовыми книжками граждан.
Человеку, начинающему трудовую биографию, и сотруднику отдела кадров, который оформляет его прием на работу, необходимы точные сведения, как оформить трудовую книжку впервые. Разберем порядок приобретения и заполнения этого документа, а также порядок хранения трудовых книжек, алгоритм действий при утрате или выдаче на руки работнику.
Порядок оформления трудовой книжки
Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.
Важно: при оформлении этого документа следует исключить любые ошибки в написании паспортных данных работника. Сотрудник кадровой службы компании либо ИП должен заполнять трудовую книжку в присутствии нанимаемого гражданина, после чего обязан дать ему проверить правильность указанных данных. Если допущена ошибка (неверно написана хотя бы одна буква в ФИО, цифра в дате рождения и др.), работнику следует настаивать на заполнении бланка заново.
Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.
Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству. Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника. Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).
Приобретение трудовой книжки
Некоторая информация
Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее согласно законодательству. И не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку. При выдаче сотруднику трудовой книжки работодатель вправе взять с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.
Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.
Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.
Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.
Работодатель также должен:
- вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
- хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
- выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.
Обратите внимание: после оформления трудовой книжки впервые закон позволяет работодателю удержать из зарплаты работника, которому заведена трудовая книжка, ее стоимость. Но только на основании специального приказа, с которым необходимо ознакомить данного работника под подпись. Нельзя вычесть эту сумму из заработной платы лица без его согласия.
Как заполняется трудовая книжка
Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:
- паспорта нового работника либо ксерокопии;
- документа об образовании;
- приказа о приеме на работу.
Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.
Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.
На главном развороте указываются:
- ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
- дата рождения;
- образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.
Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:
- проверки внесенных данных;
- постановки личной подписи.
Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.
Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
Порядок исправлений:
- аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
- записать выше новые сведения;
- рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
- заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.
После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:
- порядковый номер записи;
- дату приема;
- «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;
- наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.
Обратите внимание: работник, подавший письменно или устно заявление на выдачу трудовой книжки впервые, вправе потребовать от кадровика, чтобы тот сделал запись об учебе на стационарном отделении вуза, службе в Вооруженных силах либо ином периоде, включаемом в трудовой стаж, после которого гражданин нанимается на работу.
Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.
Хранение документа и выдача работнику
Интересная информация
В соответствии с правилами работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, на в некоторых случаях допустим прием несовершеннолетних с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки. При этом трудовая книжка обязательно должна быть оформлена при приеме сотрудника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.
Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях.
Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.
Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.
Утеря трудовой книжки
Утеря трудовой книжки по вине компании, в которой хранился документ, обязывает работодателя восстановить утраченный документ:
- выписать работнику дубликат трудовой;
- восстановить все данные о стаже работника и прочие записи в документе, подавая запросы в необходимые службы и оплачивая соответствующие расходы.
При утере трудовой книжки работником дубликат документа также выдается работодателем (по заявлению гражданина), но восстановление данных становится заботой лица, допустившего утрату.
Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта
